MANUAL DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES LOTERIAS Y SERVICIOS COLOMBIA S.A.

PRESENTACION.- LOTERIAS Y SERVICIOS COLOMBIA S.A., quien para efectos del presente manual se denominara LOTICOLOMBIA S. A. en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 15 de la Constitución Política, adopta el presente manual para el tratamiento de datos personales manifestando de manera expresa que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano.

ÁMBITO DE APLICACIÓN.- El presente manual se aplica al tratamiento de datos que realizan los empleados, empresas filiales y contratistas de LOTICOLOMBIA S. A., que de una u otra manera traten o intercambien datos personales.

CONSULTA DE ESTA POLÍTICA, RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales en la página web de LOTICOLOMBIA S. A.: www.loticolombia.com y en los demás medios de divulgación idóneos que disponga LOTICOLOMBIA S. A. También puede ser consultada y a su vez presentadas las solicitudes, quejas o requerimientos sobre el tratamiento de datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo, en la Sede principal de LOTICOLOMBIA S.A. ubicada en la Calle 50 No. 51 - 75 Of 712 Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono (4) 513 00 16, o a través del correo electrónico protecciondedatos@loticolombia.com

En la solicitud el titular indicará los datos solicitados, señalados en este manual en la sección de: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

CLASIFICACIÓN DE DATOS.-LOTICOLOMBIA S. A. en desarrollo del Régimen General de protección de Datos Personales se acoge a la clasificación que consagra el Régimen General de protección de Datos en la ley 1581 de 2012 y las normas que la desarrollen y complementen.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.- De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de tratamiento de datos, los titulares de los datos personales, tienen todos los derechos que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, como son entre otros, acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales, solicitar prueba de la autorización; ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.

LOTICOLOMBIA S. A. garantiza a los titulares de los datos personales el acceso para su conocimiento y actualización, a través de medios idóneos para tal fin.

PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.- LOTICOLOMBIA S. A. aplica las mejores prácticas para la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verifica, cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos ordenados por la ley.

En cuanto a la privacidad y confidencialidad de la información, LOTICOLOMBIA S. A. siempre suscribe con terceros, en los eventos que medie información privilegiada, un acuerdo marco de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de los datos.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.- Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LOTICOLOMBIA S. A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

La solicitud de revocatorio de los datos personales podrá ser total o parcial. Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, LOTICOLOMBIA S. A. cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual LOTICOLOMBIA S. A. continua tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.- El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales LOTICOLOMBIA S. A. tuviere establecida o establezca una relación, permanente u ocasional, lo realiza en el marco legal que regula la materia, y son todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales son recolectados y tratados para:

· La venta y operación de juegos legales de suerte y azar.

· Garantizar oportunamente la entrega de premios a los clientes.

· Garantizar disponibilidad en las redes y plataformas tecnológicas de los productos que se entregan a sus clientes.

  • Enviar información e invitaciones relacionadas con campañas de mercadeo, ofreciendo nuevos productos prestados o beneficios por la red de LOTICOLOMBIA.
  • Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas y lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
  • Facilitar procedimientos complementarios con compañías filiales o subsidiarias para prestar un servicio integral a los consumidores tanto por parte de LOTICOLOMBIA S. A. o de sus aliados comerciales quienes con los datos personales almacenados en sus bases generan valores agregados para sus clientes.
  • Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por la compañía con sus compañías filiales y evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por LOTICOLOMBIA S. A.
  • Para la fidelización, perfilamiento de sus clientes (conocimiento de sus gustos, hábitos de consumo), análisis de características demográficas, entre otros.
  • Realizar estudios para mejorar la atención al cliente y su satisfacción, crear promociones, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, y dar a conocer noticias de interés y novedades.

· Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

· La prevención y control del lavado de activos y la financiación de terrorismo.

· Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero y comercial.

  • Respecto a fotografías y/o videos, para reproducción, publicación, edición o fijación material de una obra en copias o ejemplares efectuada por cualquier medio ya sea impreso, fonográfico, gráfico, plástico, audiovisual, electrónico, fotográfico u otro similar. Para comunicación pública incluyendo representación, exhibición pública y acceso al público por medio de la telecomunicación y/o redes de telecomunicación. Para transmisión pública y radiodifusión por cualesquier medio. Para incorporación en obras artísticas, promocionales, spots, obras audiovisuales o producciones cinematográficas incluyendo la distribución de ejemplares de las mismas así como la divulgación de obras derivadas en que se hubiese incorporado y/o forme parte la imagen de la persona de que se trata. Para modificación, estilización, copia, edición, traducción o adaptación.

Respecto a Empleados o Candidatos, además de los ya señalados, los datos personales son recolectados y tratados para:

  • Verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral.
  • Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con LOTICOLOMBIA S.A.
  • Control y prevención del fraude.
  • Estudios de seguridad relacionados con la validación de la información aportada en la hoja de vida, bien sea de forma directa o a través de terceros especializados en esta actividad.
  • De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa.
  • Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales.
  • La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.

AVISO DE PRIVACIDAD.-. LOTICOLOMBIA S. A. cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra disponible para su consulta dentro de la página web www.loticolombia.com.co la misma que hace parte integral del presente manual.

PROCEDIMIENTOS.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.- En todos los procedimientos el titular o sus representantes deberán indicar por lo menos la siguiente información:

Nombre del titular de los datos:________________________________

Identificación del Titular

(Cédula de ciudadanía – pasaporte, etc.): ________________________

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo:________________

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Dirección, teléfono y demás datos de contacto del titular: __________________

_____________________________________________________________

Descripción del procedimiento que desea realizar (corrección, actualización, supresión o revocatoria bien sea total o parcial): _________________________

_________________________________________________________

Documentos que corroboren la solicitud (opcional): ________________

______________________________________________________________

PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS.- LOTICOLOMBIA S. A. en cumplimiento de los preceptos legales del régimen general de protección de datos personales, procederá a permitir al titular o representante de los datos personales conocerlos, corregirlos, actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, presentando previa solicitud a LOTICOLOMBIA S. A. en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

Para lo cual proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, mediante medios electrónicos, físicos, formularios de consulta, atención al cliente, PQR (Preguntas, Quejas y Reclamos), o cualquiera otro que permita el cumplimiento este propósito, el cual será informado dentro de los formularios de recolección de datos personales. Los términos para resolver las consultas y reclamos son los señalados por la ley 1581 de 2012 artículos 14 y 15 respetivamente.

Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A LOTICOLOMBIA S. A. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES.- El titular de los datos personales o su representante, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. El trámite y los términos para resolver dicha solicitud será el consagrado en el artículo 9 de la ley 1581 de 2012.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA.- La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.